Właściciel lub kierownik gospodarstwa może sprawdzić, które dokumenty pozostają aktualne, które wkrótce wygasną, a które wymagają już odnowienia.
Podsumowanie zmian:
- Dodano raport wygasających uprawnień pracowników.
- Dane trafiają do raportu bezpośrednio z kartoteki pracownika.
- Zestawienie pokazuje datę uzyskania, datę wygaśnięcia i liczbę dni do końca ważności.
- Wyniki można filtrować według pracownika oraz jednego lub kilku rodzajów uprawnień.
- Skany zaświadczeń, certyfikatów i innych dokumentów można przechowywać w kartotece pracownika.
Dlaczego kontrola uprawnień jest ważna?
W gospodarstwie pracownicy prowadzą pojazdy, obsługują maszyny, wykonują zabiegi środkami ochrony roślin i realizują zadania wymagające znajomości zasad BHP. Część kwalifikacji wynika bezpośrednio z przepisów, a część z zakresu obowiązków, instrukcji stanowiskowych i zasad przyjętych przez pracodawcę.
Osoba stosująca środki ochrony roślin przeznaczone dla użytkowników profesjonalnych musi spełniać wymagania dotyczące kwalifikacji. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia podstawowego lub uzupełniającego w zakresie stosowania środków ochrony roślin jest ważne przez 5 lat. Wymóg szkolenia opisuje ogólnopolski serwis Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa , a okres ważności wynika z art. 64 ust. 9 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin (dostęp: 24 lipca 2026 r.).
Prowadzenie pojazdu mechanicznego bez wymaganych uprawnień na drodze publicznej, w strefie zamieszkania lub w strefie ruchu jest zagrożone aresztem, ograniczeniem wolności albo grzywną nie niższą niż 1500 zł. W takim przypadku sąd orzeka również zakaz prowadzenia pojazdów. Kodeks wykroczeń, art. 94
Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby, która nie posiada wymaganych kwalifikacji, potrzebnych umiejętności albo wystarczającej znajomości zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 8 lipca 2026 r. naruszenie przepisów lub zasad BHP przez osobę odpowiedzialną za stan BHP albo kierującą pracownikami jest zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł. Kodeks pracy, art. 2373 i art. 283
Aktualna lista terminów nie zastępuje kontroli dokumentów źródłowych, ale ogranicza ryzyko przeoczenia daty szkolenia, badania lub odnowienia kwalifikacji.
Jakie kwalifikacje warto ewidencjonować?
Zakres dokumentacji zależy od rodzaju produkcji, wykorzystywanych maszyn i powierzanych pracownikowi obowiązków. Poniższa tabela rozróżnia kwalifikacje wynikające z przepisów od dokumentów prowadzonych na potrzeby organizacji pracy.
| Rodzaj kwalifikacji | Zastosowanie | Termin ważności | Co można zapisać w FarmPortal? |
|---|---|---|---|
| Szkolenie w zakresie stosowania ŚOR | Profesjonalne stosowanie środków ochrony roślin | 5 lat | Rodzaj szkolenia, datę uzyskania, datę wygaśnięcia, opis i skan zaświadczenia |
| Prawo jazdy | Kierowanie pojazdem na drodze publicznej w zakresie właściwej kategorii | Zgodnie z dokumentem | Kategorię lub opis uprawnienia, terminy oraz skan dokumentu |
| Szkolenie BHP | Dopuszczenie pracownika do pracy i potwierdzenie wymaganego przeszkolenia | Zależnie od rodzaju szkolenia i stanowiska | Datę szkolenia, termin kolejnego szkolenia i dokument potwierdzający jego ukończenie |
| Przygotowanie do obsługi kombajnu lub sieczkarni | Udokumentowanie przeszkolenia, instruktażu albo wymagań pracodawcy | Zależnie od dokumentu i procedur organizacji | Typ maszyny, daty, opis zakresu przygotowania oraz załączony certyfikat lub zaświadczenie |
| Inne kwalifikacje | Dodatkowe licencje, certyfikaty i upoważnienia wymagane w gospodarstwie | Zgodnie z dokumentem | Własny opis, datę uzyskania, datę wygaśnięcia i plik źródłowy |
Ważne: wpis w FarmPortal służy do ewidencji. Nie nadaje kwalifikacji i nie zastępuje dokumentu wydanego przez właściwy podmiot.
Uprawnienia i dokumenty w kartotece pracownika
Raport korzysta z informacji zapisanych w kartotece pracownika. Profil może obejmować dane osobowe i adresowe, informacje o zatrudnieniu, dane rozliczeniowe, kwalifikacje oraz załączone dokumenty.
W zakładce Uprawnienia użytkownik wybiera rodzaj kwalifikacji, wprowadza datę jej uzyskania i — gdy dokument ma określony termin ważności — datę wygaśnięcia. Pole opisu można wykorzystać do zapisania kategorii prawa jazdy, zakresu szkolenia, numeru zaświadczenia albo informacji o maszynie, której dotyczy przeszkolenie.
Zakładka Dokumenty służy do przechowywania plików powiązanych z pracownikiem, m.in. skanów praw jazdy, certyfikatów, zaświadczeń ŚOR, dokumentacji BHP, umów i innych materiałów wymaganych podczas kontroli lub audytu. W ten sposób wpis dotyczący terminu można zestawić z dokumentem, który potwierdza daną kwalifikację.
Jak dane z kartoteki trafiają do raportu?
- Przejdź do sekcji Zasoby → Pracownicy.
- Otwórz kartotekę wybranej osoby.
- W zakładce Uprawnienia dodaj nową pozycję.
- Wybierz rodzaj kwalifikacji i wpisz datę uzyskania.
- Ustaw datę wygaśnięcia oraz uzupełnij opis, jeżeli jest potrzebny.
- Zapisz zmiany.
Pozycja z uzupełnioną datą wygaśnięcia zostanie ujęta w raporcie. Uprawnienia bez terminu końcowego nie pojawiają się w zestawieniu wygasających dokumentów. Po odnowieniu kwalifikacji należy zaktualizować daty w kartotece pracownika.
Gdzie znaleźć raport?
Raport jest dostępny w sekcji Gospodarstwo → Raporty. Zestawienie obejmuje uprawnienia, dla których w kartotekach pracowników wpisano datę wygaśnięcia.
Nad tabelą znajdują się filtry według pracownika i rodzaju uprawnienia. W filtrze rodzaju można wskazać jedną lub kilka kategorii, np. BHP oraz prawo jazdy. Przycisk Zastosuj filtry odświeża wyniki zgodnie z wybranymi kryteriami.
Jakie pola zawiera raport?
| Pole lub kolumna | Opis |
|---|---|
| Pracownik — filtr | Ogranicza wyniki do uprawnień przypisanych do wybranej osoby. Bez wskazania pracownika tabela obejmuje wszystkie pasujące rekordy. |
| Rodzaj uprawnienia — filtr | Zawęża zestawienie do jednego lub kilku rodzajów kwalifikacji. |
| Zastosuj filtry | Odświeża raport na podstawie zaznaczonych kryteriów. |
| Pracownik | Imię i nazwisko osoby, której przypisano daną kwalifikację. |
| Rodzaj uprawnienia | Nazwa uprawnienia zapisana w kartotece pracownika. |
| Data uzyskania | Data otrzymania dokumentu, ukończenia szkolenia albo nadania kwalifikacji. |
| Data wygaśnięcia | Termin końca ważności dokumentu lub kwalifikacji. |
| Dni do wygaśnięcia | Liczba dni pozostałych do terminu ważności. Wartość ujemna wskazuje, ile dni upłynęło od wygaśnięcia dokumentu. |
Kolumnę Dni do wygaśnięcia można sortować rosnąco lub malejąco. Wartość „7” oznacza siedem dni do końca ważności, a „−99” — dokument wygasły 99 dni wcześniej.
Jak wykorzystać raport w praktyce?
Zestawienie jest przydatne przed sezonem zabiegów ochrony roślin, rozpoczęciem zbiorów, audytem albo przydzieleniem pracowników do obsługi konkretnych maszyn. Sortowanie według liczby dni do wygaśnięcia wskazuje dokumenty wymagające reakcji w pierwszej kolejności.
Przed rozpoczęciem oprysków można odfiltrować kwalifikacje dotyczące ŚOR. Przed zbiorem wystarczy sprawdzić pozycje związane z obsługą kombajnu lub sieczkarni. Raport może też posłużyć do zaplanowania szkoleń okresowych BHP i aktualizacji dokumentów pracowników sezonowych.
Rzetelność zestawienia zależy od danych wprowadzonych do kartotek. Dlatego daty i załączniki należy aktualizować po każdym szkoleniu, przedłużeniu dokumentu lub zmianie zakresu obowiązków.
FAQ
Co się stanie, gdy uprawnienie pracownika wygaśnie?
FarmPortal nie odnawia dokumentu automatycznie. W raporcie pojawi się ujemna liczba dni. Po otrzymaniu nowego dokumentu zaktualizuj daty w kartotece pracownika.
Czy można dodać własny rodzaj uprawnienia?
Tak. Kategoria „Inne” służy do zapisania dodatkowych kwalifikacji wymaganych w gospodarstwie lub na danym stanowisku.
Czy w FarmPortal można przechowywać skany dokumentów?
Tak. W zakładce „Dokumenty” można dodać m.in. skany praw jazdy, certyfikatów, zaświadczeń ze szkoleń, dokumentów BHP i umów.
Sprawdź terminy uprawnień w jednym raporcie
Uzupełnij daty ważności w kartotekach pracowników, a następnie przejdź do sekcji Gospodarstwo → Raporty, aby sprawdzić dokumenty wymagające odnowienia.
Źródła prawne
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, w szczególności art. 2373 i art. 283; tekst ujednolicony dostępny w ISAP (dostęp: 24 lipca 2026 r.).
- Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. — Kodeks wykroczeń, art. 94; tekst ujednolicony dostępny w systemie ELI Sejmu (dostęp: 24 lipca 2026 r.).
- Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin. Tekst jednolity ogłoszono obwieszczeniem Marszałka Sejmu z dnia 22 kwietnia 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 624); stan prawny uwzględniony w obwieszczeniu: 21 kwietnia 2026 r. (dostęp: 24 lipca 2026 r.).
- Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa, „Przypominamy o obowiązku ukończenia szkolenia w zakresie środków ochrony roślin” — źródło ogólnopolskie (dostęp: 24 lipca 2026 r.).
